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Como justificar dietas ante hacienda

Dietas del Gobierno 2022

Las dietas (que en latín significa «por día» o «por cada día») son una cantidad específica de dinero que una organización da a una persona, normalmente un empleado, por día para cubrir los gastos de manutención cuando viaja por cuenta del empleador.

Una dieta puede cubrir una parte o la totalidad de los gastos incurridos. Por ejemplo, puede incluir un subsidio de alojamiento o puede cubrir sólo las comidas (con los gastos reales de alojamiento reembolsados por separado o pagados por adelantado). Los viajes, sobre todo los realizados en vehículos de motor, se suelen reembolsar con una tarifa determinada únicamente por la distancia recorrida, por ejemplo, la tarifa de reembolso por kilometraje de las empresas estadounidenses.

Las tarifas fijas por día (y por milla) eliminan la necesidad de que los empleados preparen, y los empleadores examinen, un informe de gastos detallado con recibos de apoyo para documentar las cantidades gastadas durante los viajes de negocios. En su lugar, los empresarios pagan a los empleados una tarifa diaria estándar sin tener en cuenta el gasto real. En algunos países, el código del impuesto sobre la renta especifica una dieta máxima: aunque el empresario puede pagar una tarifa más alta, el exceso está sujeto al impuesto sobre la renta.

Tasas de dietas del gobierno 2021

Sin embargo, sus pagos están sujetos a impuestos si se aplica lo siguiente La GSA establece las tarifas diarias y las directrices relacionadas para los viajeros federales que sólo son viajes oficiales, y no puede responder a las solicitudes específicas de pago de los contratistas. Si el contratista tiene un contrato federal, compruebe con el subcontratista lo que se establece en su contrato. Los empresarios también deben revisar el reglamento de viajes de su empresa. Sí, el precio de las comidas y servicios (M&IE) incluye los impuestos y las propinas en el precio, por lo que los viajeros no recibirán un reembolso por separado por estos conceptos. Los impuestos del alojamiento no están incluidos en la tarifa diaria de CONUS. El Reglamento Federal de Viajes § 301-11.27 estipula que en CONUS los impuestos de alojamiento pagados por el viajero federal pueden ser reembolsados como gastos de viaje diversos limitados a los impuestos sobre los gastos de alojamiento reembolsables. En el caso de los territorios extranjeros, los impuestos de alojamiento no se han suprimido de las tarifas diarias extranjeras fijadas por el Ministerio de Asuntos Exteriores. No se permite reclamar por separado los impuestos de alojamiento incurridos en territorios extranjeros. Algunos estados y gobiernos locales pueden eximir a los viajeros federales del pago de impuestos.

Derechos de los empleados que cobran dietas

Si tiene empleados que viajan por motivos de trabajo, es importante que conozca las dietas, un tipo de subsidio diario que reembolsa a los empleados ciertos gastos de viaje (por ejemplo, alojamiento, comidas, imprevistos).

Las dietas son una cantidad fija y predeterminada de dinero que una empresa paga a sus empleados que viajan por trabajo. A menudo se utiliza como alternativa a los informes de gastos que registran los gastos reales o en combinación con estos tipos de informes de gastos (es decir, utilizando los informes de gastos para los costes de alojamiento detallados y la tasa de dietas para las comidas y los imprevistos) para reembolsar a los empleados.

La Administración de Servicios Generales (GSA) fija cada año las tarifas de dietas para los empleados que viajan dentro de los 48 estados contiguos de Estados Unidos (CONUS), el Departamento de Defensa para los empleados que viajan a Alaska, Hawai, Puerto Rico y Guam, y el Departamento de Estado para los empleados que viajan fuera de Estados Unidos y sus territorios.

Tenga en cuenta que las dietas no suelen cubrir los gastos de transporte de ida y vuelta a cada lugar (por ejemplo, vuelos, coches de alquiler). Como empleador, puede optar por hacer estos arreglos en nombre de sus empleados y pagar todo por adelantado, o hacer que sus empleados reserven el transporte y se lo reembolsen más tarde. Considere la posibilidad de incluir esta información en una política de viajes formal.

¿Qué son las dietas?

Además del aumento de la inflación, los empleadores de EE.UU. también están viendo que el mercado laboral sigue siendo más ajustado. Ahora es un buen momento para considerar si un programa de dietas podría encajar en los programas de contratación y retención de su equipo. Para las empresas, las dietas pagadas a los conductores son deducibles de los ingresos imponibles de la empresa, ya que el pago es un reembolso para cubrir los gastos fuera de casa incurridos por los conductores. El conductor puede entonces excluir las dietas de sus ingresos imponibles, aumentando así su salario neto. Las empresas también pueden reducir sus gastos de impuestos sobre la nómina mediante el pago de dietas, ya que éstas no se incluyen como salarios en el cálculo de los impuestos sobre la nómina. Hay que tener en cuenta muchas consideraciones a la hora de decidir cómo se incluirán los viáticos en su estructura de compensación. Consulte a su equipo y a su contable para evaluar qué es lo mejor para su situación.

Por último, compruebe que su equipo cumple las normas del IRS que regulan cuándo se pueden deducir las dietas. Según la publicación 463 del IRS, hay dos requisitos principales que deben cumplirse para las deducciones fiscales por dietas. 1) Estar fuera de su domicilio fiscal durante un tiempo «sustancialmente más largo» que el de un día de trabajo ordinario. 2) Su trabajo requiere que duerma o descanse mientras está fuera de casa. Un «día parcial», es decir, un día en el que sale o vuelve a casa, recibe una tarifa de dietas prorrateada de tres cuartos de un día completo. Y, como siempre, recuerde mantener el apoyo a las solicitudes de dietas mediante un buen registro.